В деятельности любой компании неизбежно накапливается большое количество документов. Несмотря на цифровизацию, объем бумажных носителей — договоров, отчетов, кадровых и бухгалтерских документов — остается значительным. Возникает вопрос: где организовать архив? Существует два основных варианта: собственное помещение или архивное хранение документов на специализированном складе. Второй вариант становится все популярнее, и на то есть веские причины.
Преимущества хранения документов на специализированном складе
1. Значительная экономия средств
Отпадает необходимость в аренде дополнительных площадей в дорогом офисном центре, содержании штатного архивариуса, закупке стеллажей и климатического оборудования. Вы платите только за фактически используемое пространство.
2. Максимальная безопасность и конфиденциальность
Профессиональные склады обеспечивают многоуровневую защиту: круглосуточная охрана, видеонаблюдение, системы контроля доступа. Документы маркируются индивидуальными номерами, что гарантирует конфиденциальность информации. Риск кражи, пожара или затопления в разы ниже, чем в офисном здании.
3. Идеальные условия для сохранности бумаги
В архивах поддерживается стабильный температурно-влажностный режим (+18…+20°C, влажность 50-55%), что предотвращает пожелтение, рассыхание или заплесневение документов. Помещения защищены от пыли, солнечного света и вредителей.
4. Круглосуточный доступ и логистика
Современные сервисы, такие как MySafe, предоставляют клиентам доступ к боксам 24/7 по предварительной заявке. Также часто доступны услуги сканирования, доставки конкретных дел в офис и инвентаризации.
5. Освобождение полезного пространства
Офисные площади высвобождаются для рабочих мест или зон для клиентов, что повышает эффективность бизнеса и комфорт сотрудников.
Недостатки хранения на складе и как их нивелировать
1. Удаленность от офиса
Минус: Необходимость заранее заказывать нужные дела может замедлить процесс, если требуется срочный доступ.
Решение от MySafe: Мы предлагаем удобную систему онлайн-заказа документов с возможностью их сканирования и срочной курьерской доставки в день обращения.
2. Риск ненадлежащих условий
Минус: Не все склады обеспечивают правильный микроклимат для долгосрочного хранения.
Решение от MySafe: Наши склады оборудованы системами климат-контроля и противопожарной защиты, специально предназначенными для архива. Мы предоставляем фотоотчеты и гарантируем условия по договору.
Профессиональное хранение архивов с MySafe
Выбирая нашу компанию, вы получаете сбалансированное решение, которое превращает потенциальные недостатки в преимущества:
- Гибкая тарификация: Арендуйте бокс от 1 м². Оплата только за фактический объем и срок хранения.
- Полный контроль: Личный кабинет, инвентарные описи, история запросов.
- Юридическая безопасность: Заключаем официальный договор ответственного хранения.
- Удобное расположение: Склады в Москве вблизи транспортных развязок.
Итог: Хранение документов на профессиональном складе — это современное, безопасное и экономически выгодное решение для бизнеса любого масштаба. Оно позволяет оптимизировать расходы, обеспечить сохранность важных бумаг и повысить эффективность рабочего пространства.
Получите расчет стоимости хранения вашего архива! Позвоните в отдел продаж по телефону +7 (495) 775-93-88, оставьте заявку на сайте или напишите на company3@my-safe.ru.
