Рано или поздно любая компания обзаводится собственным архивом, который ежегодно увеличивается в размерах. А значит, требует обустроенного помещения для хранения. Выделять под архив отдельные кабинеты. платить за их аренду — существенные траты. К тому же документы очень прихотливы к соблюдению температурного режима, требуют определенного уровня влажности. Помещение должно быть оборудовано системой пожарной безопасности, хорошо вентилироваться. Отдельно стоит позаботиться об отсутствии насекомых и грызунов.
Учитывая, что срок хранения документации составляет от 1 года до 75 лет и нужны они зачастую по запросу, идеальным решением станут складские услуги. Длительное хранение на складе актуально не только для вещей, но и для целых архивов.
Какие документы нужно хранить
Обязательному хранению подлежат документы налогового, бухгалтерского, кадрового учета, устав, положения компании, протоколы собраний учредителей. Для каждого вида определены сроки хранения в зависимости от степени важности. Более подробная информация указана в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236.
Почему удобнее и выгоднее хранить архив на складе
Как уже говорилось выше, для хранения архивных материалов необходимо создать определенные условия. Вот некоторые из них.
Архив нельзя размещать на чердаке или в подвале. Под него должно быть выделено специальное помещение с температурой воздуха от +17 до +19 °C и влажностью воздуха 50-55% оборудованное сигнализацией, системой пожаротушения. Чтобы защитить документы от попадания солнечного света, лучше складывать бумаги в папки, коробки, а после размещать на закрытых стеллажах.
Хорошая новость — нет необходимости организовывать этот сложный процесс самостоятельно, можно взять в аренду склад временного хранения на северо-востоке Москвы (СВАО) или юго-западе Москвы (ЮЗАО). Это будет намного выгоднее и проще!
А теперь поговорим о преимуществах аренды теплого бокса в Москве на складах ответственного хранения.
Самое главное преимущество для любой категории бизнеса — экономичная, доступная стоимость аренды склада в Москве. Так, воспользовавшись услугами нашей компании, за теплый, чистый, сухой бокс размером 1 кв. м. вы заплатите от 2100 р. в месяц*. По предварительному согласованию мы установим в боксе стеллажи для хранения архивов, чтобы Вам было максимально комфортно.
Еще одно важное преимущество — удобное расположение складов компании МойSafe (они находятся рядом со станциями м.Сокольники, м.Калужская). Доступ а крхивам у Вас будет круглосуточный. После заключения договора мы выдадим электронный ключ, которым сможете воспользоваться Вы или Ваше доверенное лицо.
Территория склада (внутри/снаружи) под круглосуточным наблюдением. Каждый бокс оборудован сигнализацией. Температурный режим, уровень влажности на 100% соответствуют требованиям к хранению документов.
К складу легко подъехать как на личном авто (легковом/грузовом), так на общественном транспорте. Разместить на хранение документы Вы сможете на любой срок от 1 месяца и более. При необходимости за отдельную плату мы предоставим коробки для упаковки.
Полезные советы! Как подготовить документы для передачи на хранение
Прежде чем сдать документы в архив, систематизируйте их, расположите в хронологическом порядке, пронумеруйте страницы, прошейте. Затем составьте опись. Она представляет собой список документов с названиями, кол-вом страниц и порядковым номером. Когда все подготовлено, сформируйте лист-заверитель (укажите общее кол-во листов в деле, опишите, есть ли рваные, залитые водой листы). Дальше передавайте документы на хранение в архив.
По вопросам хранения вещей на складе (м. Сокольники или м. Калужская) пишите/звоните. Наш контактный номер телефона: +7 (495) 775-93-88, адрес электронной почты company2@my-safe.ru.
* Цена действительна на момент написания статьи.
