Заказать звонок
  • Главная
  • Статьи
  • Хранение документов на специализированном складе. Плюсы и минусы

Хранение документов на специализированном складе. Плюсы и минусы

Хранение документов на специализированном складеЛюбое предприятие, которое ведет какую-либо деятельность, имеет большое количество документации. И хоть в последнее время часть документов переведена в электронный вид, количество хранимых бумаг не слишком уменьшилось. Последствием этого является необходимость создания архива, куда могут быть помещены ценные бумаги.

На сегодняшний день существует два основных вида архивов: расположенные в собственном помещении или же архивное хранение документов на специализированном складе. Как показывает практика, второй вид складирования с каждым годом набирает все большую популярность. Такая ситуация понятна, ведь подобное хранение имеет целый ряд преимуществ. 
 
Во-первых, выбирая специализированный склад, вы получаете значительную экономию пространства на собственном предприятии. Это пространство может быть задействовано для создания дополнительных рабочих мест, а сотрудникам не нужно будет тесниться среди шкафов, полок и стеллажей с кипами бумаг.
Во-вторых, каждая фирма, имеющая в распоряжении полноценный архив, должна  содержать в своем штате архивариуса. При перемещении документов на склад эта должность автоматически устраняется, что позволит сэкономить часть бюджета.В-третьих, отдавая свои бумаги на складскую ячейку, вы можете быть спокойны за их конфиденциальность. Ведь на папках указываются только идентификационные номера, при этом реквизиты компании нигде не фигурируют. Кроме того, помещения, в которых осуществляется хранение товаров, находится под постоянной охраной, поэтому вопрос сохранности имущества также можно считать закрытым.
Четвертое, но не менее важное преимущество складского хранения – это правильные условия. В вашем архиве могло быть слишком холодно, сыро или же бумаги были подвержены попаданию солнечных лучей или сквознякам. Специализированная ячейка оборудована таким образом, что в ней поддерживаются оптимальные условия, при которых бумагам обеспечивается наиболее долгий срок службы. 
Хранение документов на специализированном складе

К недостаткам хранения на специализированном складе можно отнести удаленность от основного офиса. Однако это компенсируется возможностью круглосуточного доступа к своему имуществу. Ну и если сравнивать стоимость аренды специального помещения и ежемесячную зарплату архивариуса, то первая сумма всегда будет меньше второй. А это означает, что, отдавая документы на склад на длительный промежуток, вы можете сэкономить значительное количество средств.
Возврат к списку